Proforma invoice là thuật ngữ quen thuộc trong ngành xuất nhập khẩu. Vậy Proforma Invoice là gì? Vai trò của Proforma Invoice như thế nào đối với xuất nhập khẩu. Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ được soạn thảo bởi đơn vị xuất nhập khẩu để ghi lại các thỏa thuận trong giao dịch trước khi ký hợp đồng chính thức.
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, là bản dự thảo hóa đơn được soạn gồm các điều khoản của giao dịch thương mại quốc tế.
Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice được phát hành ngay khi bắt đầu giao dịch và không phải là chứng từ xác nhận cuối cùng. Bởi loai giấy tờ này có thể sửa chữa, điều chỉnh ngay cả khi hai bên đã ký kết.
Vì vậy trong Proforma Invoice thể hiện rõ những thỏa thuận như thời gian giao hàng, giá tiền, số lượng, loại hàng… trước khi ký kết hợp đồng chính thức giữa Nhà Nhập khẩu và Xuất khẩu.
Vai trò của Proforma Invoice
Hóa đơn chiếu lệ có hình thức giống như một hóa đơn Invoice nhưng lại không được dùng để thanh toán. Proforma invoice là một bản nháp sơ bộ với nội dung bên trong giống như một hóa đơn thương mại mà bạn hay sử dụng.
Proforma invoice là gì? Nhờ vào Proforma invoice mà 2 bên nắm rõ được những thông tin về lô hàng hóa đang giao dịch. Cụ thể thông tin về chủng loại, mẫu mã, số lượng hàng hóa, tổng số tiền phải trả và một số thông tin khác về hàng hóa được thực hiện giao dịch.
Đây là giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu, thể hiện sự cam kết giữa người mua và bán. Tuy nhiên Proforma invoice sẽ có thể được thay đổi nhiều lần cho đến khi bên mua và bên bán thỏa thuận xong hết các điều khoản để ký hợp đồng chính thức. Với những chia sẻ trên bạn đã hiểu Proforma invoice là gì và vai trò của nó đúng không nào.
Proforma invoice được phát hành khi nào?
Thực tế không có một quy định cụ thể để xác định thời gian và giai đoạn nào thì cần phải có Proforma invoice. Và Proforma invoice không nhất thiết và bắt buộc phải phát hành khi thực hiện mua bán.
Tuy nhiên trong quá trình làm việc sẽ có thể có nhiều sai sót, nên cần đến Proforma invoice để thuận tiện và an toàn khi đàm phán và giao dịch. Proforma invoice là gì? Proforma invoice được sử dụng và phát hành trong các trường hợp dưới đây.
Trường hợp 1
Proforma invoice được phát hành khi nhà xuất khẩu cần phải phát hành cho nhà nhập khẩu loại giấy tờ có thông tin lô hàng. Tại thời điểm này hàng hóa chưa được điều phối cho nhân viên giao hàng hoặc chưa sẵn sàng để vận chuyển đi.
Đối với trường hợp này, Proforma invoice giúp nhà nhập khẩu có thông tin cụ thể về lô hàng hóa đang thực hiện mua bán. Ngoài ra, còn giúp thực hiện các thu tục hải quan nhanh chóng hơn nếu đơn vị hải quan quốc gia bên nhập khẩu yêu cầu.
Trường hợp 2
Proforma invoice được phát hành khi nhà xuất khẩu cần có chứng từ để chứng minh lô hàng. Hoặc dùng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa theo yêu cầu một số quốc gia.
Trường hợp 3
Sử dụng Proforma invoice trong trường hợp hàng hóa chưa có đầy đủ các thông tin cần thiết, chưa đến thời gian phát hành. Trường hợp có đầy đủ thông tin của hàng hóa và nhà nhập khẩu đồng ý các nội dung trên Proforma invoice và hàng hóa được vận tải chuyển đi thì bên bán có thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức.
Tóm lại, với 3 trường hợp mà Proforma invoice được sử dụng và phát hành nêu trên sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm khi kinh doanh xuất nhập khẩu.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Ở nội dung bài viết trên chúng ta đã hiểu rõ Proforma Invoice là gì? Vậy Proforma Invoice và Commercial Invoice có gì khác biệt hay không?
Proforma Invoice và Commercial Invoice đều là những loại giấy từ cần thiết trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên hai loại này có những điểm khác nhau riêng biệt như:
- Proforma Invoice được phát hành vào thời điểm trước khi gửi hàng, còn Commercial Invoice được phát hành sau khi lô hàng đã được gửi. Đây là sự khác biệt về thời điểm phát hành hai loại giấy tờ nêu trên.
- Commercial Invoice có nội dung thường chính xác hơn về lượng và số tiền thanh toán. Nội dung trong Proforma Invoice thì 2 bên có thể sẽ thay đổi điều khoản nếu cần thiết.
- Commercial Invoice là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán, Proforma Invoice là sự cam kết ban đầu và có thể thay đổi.
- Commercial Invoice được dùng để hạch toán cho phía người mua và người bán, còn Proforma Invoice không có chức năng này.
Thực tế tại Việt Nam, không cần xuất trình Proforma Invoice khi làm thủ tục hải quan bởi đây không phải hóa đơn thương mại. Trong một số trường hợp, Proforma Invoice được dùng thay thế cho Hợp đồng thương mại giúp bên nhập khẩu giải thích chi tiết với hải quan.
Trên đây là những thông tin giải đáp Proforma Invoice là gì? Vai trò của nó trong xuất nhập khẩu. Đây thực sự là những thông tin hữu ích dành cho những bạn đang kinh doanh lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ những trường hợp nên dùng Proforma Invoice giúp nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu thuận tiện hơn trong việc khai báo hải quan để lưu thông hàng hóa.
Tùy từng yêu cầu cụ thể của đơn vị hải quan từng quốc gia để bạn cân nhắc nên thực hiện Proforma Invoice hay không. Bạn có thể tìm kiếm các cụm từ “mẫu Proforma Invoice”, “Proforma Invoice sample”, “Proforma Invoice template” hay “proforma invoice form” để có thể hình dung dễ dàng hơn về loại giấy tờ này nhé!