Trong Phần 1, Tài chính doanh nghiệp đã giới thiệu những nét cơ bản về Nhóm làm việc. Trong phần này chúng tôi giới thiệu tới các bạn về Tổ chức và Nguyên tắc làm việc của Nhóm. Tổ chức một nhóm làm việc gồm: Lãnh đạo nhóm, Người góp ý, Người bổ sung, Người giao dịch, Người điều phối, Người tham gia ý kiến, Người giám sát.
Người lãnh đạo nhóm
- Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
- Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm.
- Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
- Có khả năng thông tri hai chiều.
- Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.
Người góp ý
- Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.
- Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.
- Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.
- Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.
- Tạo phương sách chỉnh lý khả thi
Người bổ sung
- Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy
- Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.
- Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi.
- Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.
- Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.
Người giao dịch
- Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
- Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác.
- Gây được sự an tâm và am hiểu.
- Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.
- Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.
- Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác.
- Gây được sự an tâm và am hiểu.
- Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.
- Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.
Người điều phối
- Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết
- Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
- Cảm nhận được những ưu tiên.
- Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
- Có tài giải quyết những rắc rối.
- Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
- Cảm nhận được những ưu tiên.
- Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
- Có tài giải quyết những rắc rối.
Người tham gia ý kiến
- Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm
- Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
- Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.
- Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.
- Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
- Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.
- Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.
Người giám sát
- Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
- Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.
- Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
- Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.
- Không chần chừ đưa vấn đề ra.
- Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.
- Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.
- Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
- Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.
- Không chần chừ đưa vấn đề ra.
- Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót.
NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM:
Tạo sự đồng thuận
Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm.
Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
Những điểm cần ghi nhớ:
- Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới.
- Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.
- Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.
- Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.
Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị
Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản.
Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
- Người bảo trợ chính của nhóm
Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
- Người bảo trợ chính của nhóm
- Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
- Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm
Khuyến khích óc sáng tạo
- Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.
- Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
Phát sinh những ý kiến mới
- Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
- Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
- Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
Phát sinh những ý kiến mới
- Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
- Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
Những điểm cần ghi nhớ:
- Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.
- Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
- Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
- Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.
- Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
- Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.
Học cách ủy thác
Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.
- Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.
- Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.
- Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.
- Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.
Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
- Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
- Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.
- Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.
- Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to.
Khuyến khích mọi người phát biểu
Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.
Chia sẻ trách nhiệm
- Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời.
- Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.
- Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời.
- Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.
Cần linh hoạt
- Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.
- Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.
- Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.
- Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.
- Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình
Nguồn: sưu tầm.